La jornada transcurría con normalidad y su oído se había acostumbrado al traqueteo habitual de la oficina: teléfonos sonando, un teclado constantemente aporreado de fondo… la melodía habitual a la que uno se había acostumbrado. Y entre todos los sonidos, su cerebro estaba anestesiado ante otro que cada equis minutos se incorporaba a esta caótica orquesta: el pitido que anunciaba un nuevo correo electrónico.

Y ahí estaba la ristra de mails esperando ser atendidos: «Informe de reunión», «Visita de clientes», «Reunión sobre…» Muchos de ellos, si no la mayoría, contenían información en la que uno estaba en copia o bien que no le afectaba directamente en su ámbito de responsabilidad. Sin embargo, era necesario leer y responder uno a uno. ¿Cuánto tiempo dedicamos a ello? Y lo que es más interesante, ¿es realmente productivo?

Shaynes Huges, CEO de una importante consultora, dijo basta. Se acabó el trajín de correos electrónicos y de cabezas pegadas a las pantallas del ordenador. Este valiente directivo tomó una arriesgada decisión y la anunció en la primera reunión de trabajo de la semana: «Esta semana, queda terminantemente prohibido el uso del correo electrónico interno». Bum. Silencio en la sala y caras largas. Que duraron poco, por cierto.

Nuestro hombre se vio pronto asediado por las inquietudes de los asistentes: «¿Cómo voy a delegar?», «¡la empresa se va a parar!», «¡va a ser un caos!». Pero la decisión estaba tomada. Y lo cierto es que Huges no ha sido el primero en adoptar esta drástica medida: si lo recuerdan, la multinacional Atos prohibió de raíz el uso del correo electrónico entre sus empleados, sustituyendo la comunicación por una plataforma 2.0 de uso exclusivamente interno.

Esta medida puede parecer desmedida, pero cuenta con unos sólidos argumentos que han llevado a estos dos directivos a adoptarla. El primero de ellos, el abuso que se hace del correo electrónico: la mayor parte del tráfico del email en una oficina es de orden interno, y entre estos correos, buena parte son asuntos en los que uno está en copia o bien pequeñas comunicaciones que bien podrían haberse solventado por teléfono.

El problema reside en que por una cuestión de orden y educación, es necesario atender todos los correos, y es aquí donde los directivos están encontrando un auténtico sumidero en la productividad. El directivo, en este sentido, lo tiene claro: «El email no es una herramienta de comunicación», sentencia. Interesante y arriesgada reflexión.

Nuestro hombre defiende que el correo electrónico es una potente herramientaal servicio de la productividad, pero que se utiliza mal y esto puede resultar devastador. Huges explica algo a lo que, por desgracia, estamos muy acostumbrados: en ocasiones, el correo sirve para descargarse responsabilidades y endosárselas a otro.

«En ocasiones, tenemos un marrón que al apretar el botón ‘enviar’ pasa a otra mesa», explica. El problema es que el destinatario hace lo mismo y nos encontramos ante un bucle sin fin, en el que el trabajo consiste en lidiar con todos los mails generando una falsa sensación de productividad. Pero este arriesgado directivo no demoniza del todo al correo electrónico, y afirma que puede ser una excelente herramienta para las siguientes situaciones:

– Comunicar información bien definida: como citas, reuniones o indicaciones sobre cómo llegar a un lugar.

– Delegar o dar instrucciones claras a subordinados con explicaciones concretas y fáciles de entender y ejecutar.

– Adjuntar documentos.

– Resumir el contenido de una conversación o una reunión. El email puede servir para dejar las cosas claras y por escrito.

La conclusión de este aguerrido CEO es clara: «puedes escoger entre que tu organización esté enterrada bajo montañas de correos, o poner límites a ello». ¿Una excentricidad o un paso valiente?